BA #1.2 ინფორმაციის მოგროვება და ანალიზი (Requirements elicitation and analysis)

Requirements elicitation and analysis – მონაცემების მოგროვება და ანალიზი

ადსო, – მითხრა უილიამმა, – საიდუმლოს ამოხსნა მოცემულობიდან გამომდინარეობის მიხედვით დასკვნის გამოტანა როდია. ის არც ცალკეულ, განსაკუთრებულ მონაცემთა შეკრებაა, რომ მათგან ზოგადი კანონი გამოიყვანო. საიდუმოს ამოხსნა ნიშნავს, რომ გვაქვს ერთი, ორი ან სამი, ერთმანეთთან დაუკავშირებელი, ცალკეული მონაცემი და ვცდილობთ, წარმოვიდგინოთ, შეიძლება თუ არა ისინი ერთი, ჩვენთვის ჯერ უცნობი და, შესაძლოა ჯერაც ჩამოუყალიბებელი ზოგადი კანონის შემთხვევები იყოს.

უმბერტო ეკო, “ვარდის სახელი” #1

ინფორმაციის მოგროვება

იმისათვის, რომ თავიდან ავიცილოთ რესურსების არაეფექტური ხარჯვა, ძირეული შეცდომები და მივიღოთ მომხმარებლისთვის რეალურად საჭირო პროდუქტი ან სერვისი, მნიშვნელოვანი გვახსოვდეს, რომ პროდუქტის შექმნის და განვთარების პროცესების დაწყება უნდა მოხდეს ბიზნეს მოთხოვნების შეგროვებით, განსაკუთრებით იმ შემთხვევაში, როდესაც საბოლოო პროდუქტის მფლობელმა, დასაწყისში ზუსტად არ იცის პროდუქტის მახალიათებლები.

“In preparing for battle I have always found that plans are useless, but planning is indispensable.” – General Dwight David Eisenhower

ინფორმაციის მოგროვების პროცესი გვეხმარება, განვასხვავოთ მომხმარებლის რეალური საჭიროებები, მის მიერ გაცხადებულისგან.  თავიდან ავიცილოთ არასაჭირო პროდუქტის შექმნის შეცდომები. ზუსტი და შეთანხმებული ბიზნესს დავალების ჩამოყალიბება და შესრულება, შესაძლებელია დაინტერესებული მხარეების ჩართულობით და გუნდური მუშაობით.  დაინტერესებული მხარეების გამოვლენის ხარისხი და მათი ინტერესებების პროპორციული ჩართულობის ორგანიზება ბიზნეს ანალიტიკოსის ამოცანაა.

• You should not ask questions without knowledge.
• If you do not know how to ask the right question, you discover nothing.

W. Edwards Deming

ბიზნესს მოთხოვნების შესაგროვებლად გამოიყენება შემდეგი ხერხები:

Elicitation – მოთხოვნების გამოვლენა

ამოცანასთან დაკავშირებული საკითხების გამოვლენა, ინფორმაციის მოგროვების პირველი ეტაპია. იგი მოიცავს პროდუქტის მომხმარებელის მოთხოვნების დადგენას. ეს არაა უბრალოდ მოთხოვნების და მოსაზრებების დაფიქსირება, იგი წარმოადგენს ინფორმაციის მოძიების ინტელექტუალურ სამუშაოს. ამ პროცესში მნიშვნელოვანია ინტერვიუერმა დასვას წინასწარ ფორმურილებული და მომზადებული კითხვები. ყურადღებით დააფიქსიროს პასუხები, გამოიყენოს გამოკითხვის სპეციალიზირებული მეთოდები.

მაგ. ბიზნეს პროცესის ავტომატიზაციის პროექტისთვის შესაძლებელია დაისვას შემდეგი კითხვები:

•  როგორ სრულდება ამჟამად პროცესები, რა ინფორმაციული ნაკადებია?
• რა არ მოსწონს არსებულ პროცესებში ?
• რა მოსწონს არსებულ პროცესებში ?
• როგორ უნდა რომ შესრულდეს პროცესები?
• კონკრეტული სერვისის შესაბამისი კითხვები …

ინფორმაციის მოგროვებას (Requirement Garhering)  და ინფორმაციის გამოვლენას (Reuirements Elicitation) მნიშვნელოვანი განსხვავებაა, კერძოდ, ინფორმაციის მოგროვება რეაქტიული პროცესია, მისი მიმდინარეობის დროს ხდება გამოვლენილი ინფორმაციის დაფიქსირება შემდეგი ანალიზისთვის. ინფორმაციის გამოვლენის პროცესი კი პროაქტიული პროცესია, საკითხი წინასწარ არის დამუშავებული და პროცესის დროს ხდება ინფორმაციის მიზანმიმართული გამოვლენა. ილუსტრაციაზე ზემოთ მოყვანილია მაგალითი, ნივთების შემგროვებელის (Requirement Garhering) და  არქეოლოგის (Reuirements Elicitation) ინფორმაციის მოძიების განსხვავებული სტრატეგიის შესახებ.

პრაქტიკული თვალსაზრისით, ინფორმაციის მოძიება, შემდგომი დეტალური ანალიზისთვის, შეიძლება მიმდინარეობდეს, ინფორმაციის მოგროვების და ინფორმაციის გამოვლენის თანმიმდევრული პროცესის საშუალებით.

პრაქტიკაში გამოიყენება, ინფორმაციის მოძიების შემდეგი ძირითადი ხერხები:

• პირისპირ ინტერვიუ – ყველაზე გავრცელებული ხერხია, რომლის დროსაც პირდაპირ ეკითხები კლიენტს რა სჭირდება. კლიენტის საჭიროებების ცალსახა გამოვლენისთვის, შეხვედრა წინასწარ უნდა იყოს დაგეგმილი და კითხვებიც შესაბამისად მომზადებული.
• ჯგუფური ინტერვიუები – პირისპირ ინტერვიუს მსგავსი პროცესია, სადაც ერთზე მეტია  ინტერვიუერია. მათი ცოდნა და თანამდებობები (Role)  მსგავსია. სასურველი ინფორმაციის პროცესის ყოველი მონაწილისგან მისაღებად ასეთი ინტერვიუები უფრო მეტ მომზადებას და ფორმალურობას მოითხოვს. გჯუფური ინტერვიუების დროს გასათვალისწინებელია ასევე “groupthink”-ის რისკი როდესაც ჯუფის ერთი ან რამოდენიმე წევრის მოსაზრების ზეგავლენის ქვეშ ექცევიან სხვა დანარჩენი ჯგუფის წევრები და მათი ინდივიდუალური აზრი იკარგება.
• ჯგუფის მართვადი შეხვედრა (Facilitation) – დიდი ჯგუფის შეკრება ერთი საერთო მიზნის დასადგენად. შეხვედრა იგეგმება და წარიმართება ერთი არჩეული/შერჩეული პირის მიერ. ამ მეთოდით უფრო სწრაფად ხდება ინფორმაციის მოძიება ვიდრე ცალკეულ პირებთან ინტერვიუ.
• JAD შეხვედრები (განვითარების ერთობლივი განაცხადი – Joint Application Development) მსგავსია ფასილიტატორით შეხვედრისა. ამ შემთხვევაში შეხვედრის დატოვება მონაწილეებს არ შეუძიათ სანამ დასახულ მიზანს არ მიაღწევენ.
• კითხვარები– ეს უფრო არაფორმალური და კარგი მეთოდია მოაგროვო ინფორმაცია სხვადასხვა ტერიტორიებზე მყოფი პირებისგან. ასევე კარგი მეთოდია სტატისტიკის სწრაფად განსაზღვრისთვის.
• Prototyping– ამ მეთოდის მიხედვით ხდება პირველადი ინფრომაციის შეგროვება და მის საფუძველზე გადაწყვეტის გზების შემუშავება. მუსავდება პირველადი დოკუმენტი ან პროდუქტის ვიზუალური მაკეტი, რომლის განხილვა ხდება პროდუქტის მომხმარებელტან. დამატებითი ანდ შეცვლილი მოთხოვნების შემთხევევაში პროტოტიპი შეიცვლება და ხელახლა მოხდება მათი შეფასება. ეს პროცესი გრძელდება მანამ სამან შექმნილი დოკუმენტი არ დააკმაყოფილებს ბიზნესის მოთხოვნებს.
• Following people around – ამ მეთოდის მიხედვით ინფორმაციის მოგროვება ხდება მიმდინარე პროცესების მიხედვით. მოთხოვნის უკეთ გასაგებად შეიძლება გამოიყენებული იქნეს სამუშაო პროცესზე დაკვირვებ და იმის გაგება, თუ როგორ ფუნქციონირებს დღეს შესაბამისი ბიზნესი.

გამოკითხვის სპეციალიზირებული მეთოდები (Brainstorming Technique in Business Analysis)

^{პირისპირ ინტერვიუ, ფოკუს ჯუფები, სპეცალიზირებული სამუშაო შეხვედრები, იდეების გენერირების სემინარები (Brainstorming), მონაწილეთა ანონიმიური და მასობრივი გამოკითხვა (Delphi Technique /Questionaries’/Surveys) და ა.შ.). #1 , #2, #3.}

Validation / ვალიდირება

ვალიდაციის მიზანია დაადგინოს რამდენად შეესაბამება გამოკითხვის შედეგად მიღებული ინფორმაცია კლიენტის მოთხოვნებს. ეს ინფორმაცია მუშავდება და გარკვეული ფორმით დამკვეთს ეგზავნება, რათა დადგინდეს მოთხოვნების სიზუსტე. ვალიდაცია იყოფა სამ ეტაპად კონსოლიდაცია, რაციონალიზაცია და მოდელირება.

• კონსოლიდაცია მოიცავს ყველანაირი მოგროვებული ინფორმაციის დამუშავებას: მსგავსი მოთხოვნების დაჯგუფება, შეუსაბამო არასწორი მოთხოვნების წაშლა, სურათის სრულყოფილების განსაზღვრა და ა.შ

• რაციონალიზაცია მოითხოვს რომ პროცესი უფრო თანმიმდევრული, გასაგები და მისაღები გახდეს, ამისთვის საჭიროა გამოვლინდეს ხარვეზები ან არასრული კავშირები და მოხდეს  გამოტოვებული ინფორმაციიების შევსება.

• მოდელირება  გულისხმობს ვიზუალური ფომის შემუშავებას, სადაც მოპოვებული ინფორმაცია იქნება დამუშავებული, შეჯამებული, და ძირიტადი ჩართული მხარეებისთვის გასაგები;

არსებობს მოდელირების ორი ძირითადი ტიპი:

1. პროცესების მოდელირება;
2. მონაცემთა მოდელირება.

პროცესის მოდელირება გვეხმარება აღვწეროთ სისტემაში არსებული რთული, კომპლექსური პროცეები და მათ შორის ურთიერთკავშირები. პროცესის მოდელირება საშუალებას გვაძლევს ვნახოთ სად არ სუსტი ან დარღვეული კავშირები, სად არის პროცესებს შორის წყვეტები. დავადგინოთ არსებული მსგავსი პროცესები, მათი ფუნქციონირება და არსებული დოკუმენტაცია.  ამ დროს ნებისმიერ მოგროვებულ ტექსტური ინფორმაცია ასახება გრაფიკულად ან ილუსტრირებულად.

მოდელირების პროცესის ასაღწერად მიღებულია სტანდარტული ინსტრუმენტები, როგორიცაა გაერთიანებული მოდელირების ენა (UML). იგი გამოიყენება სისტემური დაგეგმვის ბევრ მეთოდოლოგიაში რომლებიც განკუთვნილია, ბიზნეს  პროცესების აღწერისთვის, პროგრამირებისთვის,  ტექნიკისთვის, ქსელებისა დაგეგმვისთვის და და მათი არქიტექტურისშექმნისთვის

მონაცემთა მოდელირება– გვიჩვენებს მონაცემთა შორის ურთიერთკავშირებს,  ამ კავშირების დამყარების და ფუნქციონირების გზებს,  რომლებიც შეიძლება გამოიყენებოდეს ძირითადი ბიზნეს ინფორმაციის შესანახად. ისევე როგორ პროცესის მოდელირებას, ასევე მონაცემთა ბაზების აღწერას აქვს თავისი უნიკალური აღწერის ინსტრუმენტი. მონაცემთა  ბაზის მოდელირებისთვის საჭიროა:

• ზუსტად განვსაზღვროთ თითოეული ნაწილის სახელწოდება.
• მონაცემთა მოდელირება ორიენტირებულია არსებით სახელებზე, განსხვავებით პროცესის მოდელირებისგან.
• ინფორმაცია ტექსტურია, მაგალითად შეიძლება მოიცავდეს სტუდენტის აღწერას, სტუდენდის კოდს, ასაკს და სხვა ინფორმაციას;
• დადგინდეს ურთიერთკავშირი ორგანიზაციებს შორის – ერთი ორგანიზაცია როგორ ურთიერთქმედებს მეორესთან.

Specification – პროდუქტის / სერვისის მახასიათებლები

მონაცემთა დამუშავების აღნიშნულ ფაზაში წარმოებს, ჩართულ მხარეებთან ერთად, გუნდური მუშაობით მოპოვებული და ვალიდირებული ინფორმაციის დალაგება შემდეგი პრიორიტიტების მიხედვით:

1. Must Have (Highly Critical) – ძალიან კრიტიკული – აქ ჩამოთვლილი მოთხოვნებიდან თუ ერთი მაინც არ დაკმაყოფილდა, ჩაითვლება რომ პროექტი წარუმატებელია თუ არ დასრულდა მითითებულ დროში;
2. Should Have (Critical) – კრიტიკული – მათი შესრულება ასევე აუცილებელია, თუმცა შეიძლება არ შესრულდეს პირველ რიგში, შესაძლებელია წინასწარ განსაზღვრული დროით დაგვიანება.
3. Could Have (Low Critical) – დაბალი კრიტიკულობის – მათი შესრულება სასურველია, კლიენტი კმაყოფილი იქნება თუ ექნება ეს შესაძლებლობა;
4. Won’t have (but would like) – დაფიქსირებულია მაგრამ, ამ ეტაპზე კლიენტს ინტერესი არ გააჩნია – მოთხოვნა დოკუმენტირდება და ინახება შემდგომი განხილვისთვის, რადგან აქ შესაძლებელია ახალი ამოცანის სასტარტო პოტენციალი ინახებოდეს.

მონაცემთა და პროცესების ანალიზის ჩატარების დროსგათვალისწინებული უნდა იქნეს:

• ანალიტიკოსი არ ფიქრობს რომ მან წინასწარ იცის კლიენტის მოთხოვნები;
• კლიენტი ჩართულია პროცესებში თავიდანვე;
• პროექტის მიერ ჩასატარებელი სამუშაოები, დოკუმენტირებულია ნათლად და გასაგებად. სამუშაოების დაწყებამდე შეთანხმებულია კლიენტთან;
• ბიზნეს მოთხოვნები არის კონკრეტული, რეალური, გაზომვადი.

Verification – ინფორმაციის გადამოწმება 

ინფორმაციის მოგროვების საბოლოო ეტაპი  არის გადამოწმება,  ამ ფაზაში დგინდება რამდენად   ზუსტად და სრულყოფილად შეესაბამება, აღწერილი მოთხოვნები კლიენტის მოლოდინებს. ამ დროს ხდება ჩამოყალიბებული მოთხოვნების  საბოლოოდ გადამოწმება სიზუსტისა  და დაინტერესებული მხარეების ინტერესების მიხედვით. ფორმალური დადასტურების შემდეგ  პროცესი გადავა ამოცანების შესრულების გეგმის შესრულების ეტაპზე, რაც  უკვე პროექტების მართვის საგანია.

საკითხავი მასალა:

• IIBA BABOK® Guide v3 #1, #2
• Requirements elicitation and analysis #1, #2
• 10 Requirement Elicitation Techniques for Business Analysts #1
• Requirements elicitation #1, #2
• Requirement elicitation Vs requirement gathering #1
• Study: 68 percent of IT projects fail because of poor Business Analysis #1

• An Overview of Requirements Elicitation #1

• Business Analytics: Shifting Hindsight to Insight and Foresight #1
• What’s the Difference between Business Process Mapping and Modeling? #1
• An Overview of Modeling Notation and BPMN #1
• Business Analytics: Shifting Hindsight to Insight and Foresight #1

კითხვები:

1. წარმოდგენილი ამოცანისთვის  მოახდინეთ მონაცემების მოპოვება და მისი ანალიზი.
2. რას ნიშნავს ფრაზა ტექსტში: “დაინტერესებული მხარეების გამოვლენის ხარისხი და მათი ინტერესებების პროპორციული ჩართულობის ორგანიზება” ?;
3. რა კითხვები შეიძლება დაისვას ბიზნეს პროცესის ავტომატიზაციის ამოცანისთვის და რა არის თვითეული მათგანის და ერთობლივად ინტერვიუს მიზანი ?
4. რა განსხვავება ინფორმაციის მოგროვებასა (Requirement Garhering)  და ინფორმაციის გამოვლენას (Reuirements Elicitation) შორის? მოიყვანეთ მაგალითები ?
5. ამოთვალეთ ინფორმაციის მოძიების თქვენთვის ცნობილი ხერხები. მოიყვანეთ მაგალითი;
6. რატომ არის მნიშვნელოვანი, მოძიებული ინფორმაციის დალაგება შესრულების პრიორიტიტების მიხედვით ?
7. რატომ არის მნიშვნელოვანი მოძიებული ინფორმაციის გადამოწმება ?
8. რომელ წყაროსთან უნდა გადამოწმდეს მოძიებული ინფორმაცია ? რატომ ?

Chap3 RE elicitation from Ian Sommerville