BA#1.1 ბიზნეს ანალიზი და ციფრული სამყარო

“თუ არ მუშაობს – შეეშვი, სცადე რამე სხვა“

ლი კუან იუ (#)

ეს გამოთქმა მისი ავტორის თეორიული ცოდნის გარდა,  მნიშვნელოვან პრაქტიკულ გამოცდილებაზეა დამყარებული. ეკონომიკურმა და მენტალურმა ტრანსფორმაციამ, რომელიც განხორცილდა ლი კუან იუ ლიდერობით სინგაპურში,  მზის სხივივით გაფანტა აღნიშნული სტრატეგიით გამოწვეული ყოველგვარი სკეპტიციზმი. იდეის ღირებულებად ქცევა წარმოადგენს, ინოვაციური განვითარების ძირითად ქვაკუთხედს. ამ პროცესში ცენტრალური როლი უჭირავს, ორგანიზაციაში ბიზნეს ანალიზის პროცესის წარმართვას (#)

ბიზნეს ანალიზის საგანი

განვითარებაზე ორიენტირებული ორგანიზაცია,   საოპერაციო საქმიანობის პარალელურად, მუდმივად ახორციელებს, შემდგომი ოპტიმიზირების მიზნით, ორგანიზაციულ ბიზნეს პროცესებზე დაკვირვებას. ოპერირების ბიზნეს გარემოზე დაკვირვება და მათი ანალიზი, ორგანიზაციული განვითარებისთვის მნიშვნელოვან საფუძვლებს იძლევა.

ამ კონტექსტში,  ბიზნეს პროცესების ანალიზის პროცესის ფუნქციაა, დააკვირდეს როგორ ფუნქციონიონირებს ორგანიზაცია, რა არის მისი მიმდინარე მოთხოვნები, გამოავლინოს ახალი საჭიროებები და ყურადღება მიაქციოს გარემოში მიმდინარე სიგნალებს.  მოპოვებული ინფორმაცის ანალიზით, განსაზღვროს ახალი მიზნები და მათი მიღწევის ოპტიმალური გზები.

ბიზნეს ანალიზისთვის საჭიროა, იმ  ინფორმაციის ანალიზი, რომელსაც ანალიტიკოსი მოიძიებს ორგანიზაციის მომხმარებლებისგან და თანამშრომლებისგან, ტექნიკური სპეციალისტებისგან, ორგანიზაციაში არსებული დოკუმენტირებული თუ არადოკუმენტირებული გამოცდილებიდან და ოპერირების გარემოში მიმდინარე პროცესებიდან.

“One of the key objectives of business analysis is to ensure that requirements are visible to and understood by all stakeholders”

IIBA BABOK #1

ბიზნეს ანალიტიკოსი  ეხმარება ორგანიზაციას, შეიმუშავოს ორგანიზაციის მიზნების მისაღწევად, საჭირო ოპტიმალური გზები, კერძოდ:

• გაეცნოს და გაიაზროს ორგანიზაციის მიმდინარე პროცესები;
• შეაფასოს სამომავლო ცვლილებების ზეგავლენა არსებულ პროცესებზე;
• შეიმუშავოს სამოქმედო გეგმა და შეათანხმოს ჩართულ მხარეებთან;
• განსაზღვროს და შეადგინოს ბიზნესის, ტექნიკური, პროდუქტის და პროცესის მოთხოვნების დოკუმენტი;
• იმუშაოს კლიენტებთან ერთად და პრიორიტეტის მიხედვით დააჯგუფოს მოთხოვნები;
• დაეხმაროს ამოცანის შემკვეთს, მისი მიზნების შესაბამის ოპტიმალური გადაწყვეტილების შემუშავებაში.

ოპერირების დროს, ანალისტიკოსი საჭიროა იქცეოდეს ეთიკურად, მოიპოვოს დაინტერესებული მხარეების ნდობა და პატივისცემა. ამ პროცესში მნიშვნელოვანია ანალიტიკოსის პიროვნული, ბიზნეს, ტექნიკური  და მენეჯერული  უნარ-ჩვევები ასევე:

• კომუნიკაციის როგორც წერითი, ასევე ვერბალური, კლიენტის ყურადღებით მოსმენის უნარი;
• ორგანიზატორული უნარი;
• ჩართულ მხარეებთან, სამუშაო ატმოსფეროს ჩამოყალიბების უნარები;
•  ჩართულ მხარეებთან,  ხშირათ განსვავებული პოზიციების შეჯერების და შეთანხმების უნარი.

 მოთხოვნის  განსაზღვრა

ბიზნეს ანალიზის პროცესის ჩასატარებლად, პირველ რიგში საჭიროა დავადგინოთ ბიზნესის მოთხოვნა და მისი წარმოშობის საფუძველი.  ზოგადად  მოთხოვნა წარმოადგენს, არსებული პროდუქტის / სერვისი ფუნქციონირების  ან სრულიად ახალი პროდუქტის შექმნის საფუძველს:

 ბიზნეს მომთხოვნა (business requirements) –  აღწერს პროექტის წარმოშობის მიზეზებს და მისი შესრულების საბოლოო მიზნებს. ჩატარებული სამუშაოების წარმატებულობის შეფასების თვლად კრიტერიუმებს. ბიზნეს მოთხოვნა, უნდა ასახავდეს პროდუქტთან დაკავშირებული მაქსიმალურად ფართო წრის  და არა ცალკეული ჯგუფების მიზნებს/მოთხოვნებს. იდენტიფიცირებული მოთხოვნების შესრულების პრიორიტეტები თანხმდება პროდუქტის მფლობელთან.

ბიზნეს მოთხოვნის წარმოშობის რამდენიმე გზა არსებობს:

1. ზემოდან ქვემოთ – მოთხოვნა გამომდინარეობს ორგანიზაციის  სტრატეგიულ მიზნებიდან;
2. ქვემოდან ზემოთ – მოთხოვნა გამომდინარეობს, ორგანიზაციის ოპერაციული საჭიროებებიდან, მიმდინარე პროცესების ხარვეზების ან მათი გაუმჯობესებების მიზნით;
3. საშუალო დონის მენეჯმენტისგან – კომანიის მენეჯერებს სჭირდებათ დამატებითი ინფორმაცია ბიზნესის მიზნებს  მიაღწევის გზების შერჩევაში გადაწყვეტილების მისაღებად;
4. გარე ფაქტორები – მოთხოვნა გამოწვეულია მომხმარებლის მოთხოვნიდან ან კონკურენტული პოლიტიკური / ეკონომიური პირობებიდან.

 დაინტერესებული მხარეების მოთხოვნა (Stakeholder requirements) – განსაზღვრავს დაინტერესებული მხარეების ან მათი ჯგუფების მოთხოვნებს, თუ როგორ უნდა მოხდეს მათი ჩართვა ამოცანის გადაჭრის გზების ძიებაში.

 გადაწყვეტილებისთვის საჭირო  მოთხოვნები (Solution requirements) – აღწერს  ორგანიზაციიული მიზნების მიღწევის გზას და საჭირო რესურსებს. გადაწყვეტილების მოთხოვნები იყოფა რამდენიმე ქვეკატეგორიებად:

• ფუნქციონალური მოთხოვნა ( Functional Requirements) –  განსაზღვრავს პროდუქტის/სერვისის ფუნქციებს და ფუნქციონირების წესებს, კერძოდ ფუნქციონირებისთვის საჭირო საჭყის მონაცემებს, მონაცემთა დამუშავების წესებს, ფუნქციონირების მოსალოდნელ შედეგებს;
• არაფუნქციური მოთხოვნა (Non-functional Requirements) – აღწერს  გარემოებებს, პირობებს რომლებიც არაპირდაპირ  არიან დაკავშირებულიფუნქციური ფუნქციონალური მოთხოვნების შესრულებასთან, მაგრამ ხელს უწყობს მათ შესრულებას. ასეთი სახის მოთხოვნები დაკავშირებულია, პროდუქტის/სერვისის შესაძლებლობებთან, სიჩქარესთან,  დაცულობასთან, ვარგისიანობასთან, არქიტეტურასთან, შესრულების გარემსთან;
•  გარდამავალი პერიოდის მოთხოვნები (Transition Requirements) –აღწერს  იმ გარემოებებს, რომელიც ხელი შეუწყობს, ორგანიზაციის  მიმდინარე მდგომარეობიდან,   დაგეგმილ მგომარეობაზე გადასვლას. ასეთი ტიპის მოთხოვნები პერიოდულობით ხასიათდებიან  და განისაზღვრება არსებული მდგომარეობის და მიზნობრივის გარემოს ჩამოყალიბების შემდეგ.

ბიზნეს პროცესების ანალიტიკოსისთვის, ასევე მნიშვენლოვანია განსაზღვროს, ნამდვილია თუ არა კლიენტის გაცხადებული მოთხოვნა, რომლის დაზუსტება უნდა მოხდეს, პროდუქტის მფლობელის და პროცესში ჩართული მხარეებთან ეფექტური კომუნიკაციით. მცდარი მოთხოვნის ფორმებია:

• გაურკვეველი მოთხოვნა – მოთხოვნა არ არის ზუსტად განსაზღვრული. მასზე გამოთქმულია არამკაფიო მინიშნება;
•  მოსაზრებები – საბოლოო პროდუქტის მფლობელი ან ჩართული მხარეები, გამოთქვავენ მოსაზრებებს, რა შეიძლება იყოს საუკეთესო საშუალება კონკრეტული პროდუქტის შესაქმნელად. იგი  შეიძლება შეიცავდეს ღირებულ ინფორმაციას, მაგრამ არ წარმოადგენდეს თვითონ პროდუქტის ფუნქციონალურ მოთხოვნებს;
•  მიზნიდან გადახვევა – ანალიტიკოს შეიძლება მოუწიოს პროდუქტთან და მისი შექმნის გარემოებებთან,  შორს მყოფი საკითხების შესახებ ინფორმაციის მოსმენა. ამ ვითარებაში მან უნდა შეძლოს პროცესისთვის ღირებული ინფორმაციის შერჩევა;.
•  არაკომპეტენტური პირი –  მოთხოვნის ზუსტად დასადგენად, ანალიტიკოსმა ასევე უნდა შეაფასოს რამდენად კომპეტენტურ პირს ესაუბრება.
•  არარეალური – ანალიტიკოსს შეიძლება მოუწიოს არაზუსტი მოთხოვნების მოსმენა. მან კითხვების დასმით უნდა შეძლოს, ინფორმაციის დაზუსტება და ორგანიზაციული საჭიროებების გამოვლენა.

ზოგადად ბიზნეს მოთხოვნა უნდა აკმაყოფილებდეს SMARTER  კრიტერიუმებს :

1. ზუსტი –  (S) თითოეული მოთხოვნა ნათლად უნდა აღწერდეს გადაწყვეტილების მახასიათებლებსა და ფუნქციებს;
2. მიზნების შესაბამისი – (M) მოთხოვნა,  ორგანიზაციის მიზნების მისაღწევად უნდა იყოს პრიორიტეტული საკითხი;
3. შეთანხმებული – (А) –   ჩართულ მხარეებს შორის შეთანხმებული;
4. დადგენილი რესურსები – (R) – უზრუნველყოფილი ცალსახად განსაზღვრული ორგანიზაციული რესურსებით და შესაძლებლობებით;
5. დროში გაწერილი – (T) – შესრულების ზუსტი გეგმა;
6. გავლენა გარემოზე – (Е) – აღწერს თუ რომელ პროცესებზე/პროდუქტებზე  ახდენს გავლენას;
7. თანმდევი რისკები -(R) –  იდენტიფიცირებული განხორციელების თანმდევი რისკები (Risk Management).

SMARTER (Change Management)
S – specific: Non technical overview of what we want to do
M – mission: How does this help achieve your base mission
A – agreed upon: approved
R – resources: Who works on it
T – time-bound: When will it be accomplished
E – environment: who it affects
R – risk: what are the risks and back out plan #1

ადაპტირებულ სტატიაში:  The Business Analyst as an Innovation Agent #1, ახსნილია ბიზნეს ანალიტიკოსის ცენტრალური როლი, ინოვაციების მართვის პროცესში.

საინფორმაციო სისტემების მოთხოვნების შექმნის საკითხისადმი, მიძღვნილია შემდეგი სტატია – Requirements Engineering.

საკითხავი მასალა:

• The Future Is Now: The 21st Century Enterprise Business Analyst #1
• The Business Analysis Process: 8 Steps to Being an Effective Business Analyst #1
• Business Analysts: The Unsung Heroes of Organizational Success #1
• To BA or Not to BA: What’s a PM to Do? #1
• Managing Business Analysis: Process & BA Selection #1
• Business Analysis Role in IT #1
• The Business Analyst as an Innovation Agent #1
• http://sourcesofinsight.com/life-quotes/

კითხვები:

1. რატომ არის მნიშვნელოვანი, რომ ბიზნეს მოთხოვნა, ასახავდეს პროდუქტთან დაკავშირებული მაქსიმალურად ფართო წრის  და არა ცალკეული ჯგუფების მიზნებს/მოთხოვნებს ?
2. რა ინფორმაცია შეიძლება იქნეს მოპოვებული, მომავალი პროდუქტის ან მისი მიღების გზების შესახებ გამოთქმული მოსაზრებებიდან ?
3. შესაძლებელია თუ არა  მომავალი პროდუქტის ან მისი მიღების გზების შესახებ ინფორმაციის მოპოვება, პროცესში არ ჩართული წყაროებიდან ? დაასახელეთ მაგალითი;
4. რატომ უნდა შეტანხმდეს, იდენტიფიცირებული მოთხოვნების შესრულების პრიორიტეტები პროდუქტის მფლობელთან ?
5. რატომ არი მნიშვნელოვანი, ახალი პროდუქტის/სერვისის შექმნის დროს მისი ოპერირების გარემოზე გავლენის შეფასება ? დაასახელეთ მაგალითი.
6. რა მნიშვნელობა ააქვს ორგანიზაციულ რესურსების შეფასებას, პროდუქტის შესრულების გეგმის შედგენის დროს ?
7. რატომ უნდა იყოს ბიზნეს მოთხოვნა შეთანხმებული ?
8. ვისთან უნდა იყოს ბიზნეს მოთხოვნა შეთანხმებული ?
9. ვის ააქვს ბიზნეს მოთხოვნის შერჩევაში უპირველესი პრიორიტეტი ?